Hur man genomför ett effektivt planeringsmöte

Ett effektivt planeringsmöte är en produkt av förberedelse, ledarskap, gruppmedverkan, öppen kommunikation, tidshantering och en tydlig förståelse av alla för vad mötet ska utföra. Dess process och effektivitet mäts vidare genom återkoppling under och efter mötet, liksom hur de uppdrag som gjordes och beslut fattades genomfördes.

1.

Förbered en agenda för mötet som definierar sitt syfte, listar ämnen för diskussion i enlighet med deras betydelse och tidskänslighet, och identifierar vem som förväntas delta och bidra med innehåll. Upprätta tidsuppskattningar för att ta itu med varje ämne. Om kompletterande dokument som rapporter, diagram, kartor, golvplaner eller mediematerial behöver studeras före mötet, distribuera dem tillsammans med dagordningen. Annars, få dem tillgängliga när alla anländer. Ordna för någon att ta anteckningar eller spela in mötet.

2.

Börja mötet i tid och kortfattat granska dina förväntningar på vad du vill att mötet ska uppnå inom den tilldelade tiden. Förtydliga din roll i gruppen - gruppledare, facilitator, tränare, skiljedomare. Om nya ansikten är närvarande ska deltagarna presentera sig. Upprätta de grundregler som kommer att råda för att flytta dagordningen framåt. Dessa kan innehålla frågor som tidsinställda presentationer, respekt och artighet mot deltagare som har golvet, behåller fokus och momentum, begär rimliga tillägg, söker stängning, röstar på rekommendationer och följer företagets policy avseende sekretess.

3.

Skriv ner varje idé som föreslås, även om det inte verkar vara möjligt på ytan. Effektiva planeringsmöten uppmuntrar brainstorming och dubbelriktad kommunikation för att komma fram till innovativa lösningar. Håll fast på meddelandet genom att inte tillåta deltagare att avvika från dagordningen eller fortsätta att se över frågor som redan har lagts in eller löser sig tillfälligt. Ge alla möjlighet att uttrycka åsikter och formulera bekymmer. Vid slutet av mötet utse särskilda handlingslinjer utifrån rekommendationer och beslut som tagits. Detta inkluderar att tilldela personal för att utföra forskning, utveckla strategier, sprida information och genomföra policyer, fastställa tidsramar och referensmål och fastställa kvalitativa och kvantitativa mätverktyg för att mäta effektiviteten. Följ alltid på handlingsbara föremål före förfallodagen.

 

Lämna Din Kommentar