Så här skapar du en organisationsdiagram på Microsoft Word

Det snabbaste sättet att illustrera arbetsflödesprocessen hos din organisation kan vara att helt enkelt skrapa det på en whiteboard, men det innebär att du måste ändra det varje gång det finns en kampanj eller ny hyra. För ett omedelbart sätt att skapa, uppdatera och distribuera ditt organisationsschema kommer Microsoft Word utrustad med ett verktyg som automatiskt genererar hierarkiska diagram. Allt du behöver göra är att lägga till din personalinformation och spara filen.

Starta Microsoft Word. Om du vill lägga till ett organisationsschema i ett befintligt dokument öppnar du filen och bläddrar till platsen för diagrammet. Tryck på "Ctrl + Enter" för att lägga till en ny sida. Annars startar Word ett nytt tomt dokument vid öppnandet.

Klicka på fliken "Infoga". Klicka på "SmartArt" -knappen på bandet, vilket öppnar popup-fönstret "Välj en SmartArt grafik".

Klicka på länken "Hierarki" i kolumnen till vänster. Granska de olika organisationsschemat alternativen. Dessa är bara standardvärdena för Word - du kommer att kunna ändra färgerna och lägga till rader och lådor i senare steg. Dubbelklicka på ett diagram, till exempel "Organisationskarta", som bäst passar ditt företag. Diagrammet läggs till i Word-dokumentet och en ny lila "SmartArt Tools" flik och band öppnas överst på arbetsområdet.

Klicka på den första / övre rutan i diagrammet, som kan visa "[Text]" som standard. Skriv namnet och, om så önskas, titeln på den högst rankade personen i din organisation, till exempel VD, CIO, president eller ägare.

Flytta till nästa ruta, vilka grenar under den första. Skriv namnet på den näst högsta personen. De flesta Word-mallar har tre rutor på den här filialen. Om du bara har en eller två personer på den här filialen klickar du på rutan och trycker på "Ta bort" -knappen. Om du har mer än tre klickar du på någon ruta i raden och klickar sedan på "Add Shape" -menyn på bandet. Klicka på "Add Shape After" för att lägga till en annan ruta i samma gren. Fortsätt tills alla personer eller jobbtitel på denna nivå av din organisation är representerade.

Klicka på en ruta på andra raden. Klicka på "Add Shape" -menyn och välj "Add Shape Below." Detta skapar nästa, lägre nivå i organisationshierarkin. Lägg till rutor, namn och titlar för varje person på denna nivå av ditt företag. Fortsätt att lägga till rutor och rader. Observera att när du lägger till rutor kommer Word automatiskt att krympa diagrammet så att det passar på sidan.

Tilldela administrativa positioner till de personer för vilka de arbetar genom att klicka på en ruta och sedan klicka på "Add Shape" -menyn. Klicka på "Lägg till assistent" och en länk skapas från verkställande direktören till assistenten.

Klicka på knappen "Ändra färger" på bandet. Välj en annan uppsättning nyanser från standard Word-blå. Du kan också ändra enskilda färger i diagrammet. Klicka på en ruta eller klicka på flera rutor genom att hålla ner "Ctrl" -tangenten och klicka sedan på varje ruta för att ändra. Högerklicka på någon av de valda rutorna och välj "Formatera form." I fönstret "Fyll" väljer du en ny färg.

Klicka på fliken "Arkiv" och välj "Spara som". Skriv ett namn på organisationsschemat och välj var du vill spara filen. Klicka på "Spara" -knappen.

Varning

  • Dessa anvisningar gäller för Microsoft Word 2010 till Word 2016. Processen är densamma i Word 2007, den enda skillnaden är att du använder Office-knappen istället för fliken "Arkiv". Tidigare eller senare versioner av Word kan ha andra skillnader.

 

Lämna Din Kommentar